);

Prohlášení o zpracování osobních údajů ve společnosti Soliter-polygrafická společnost, s.r.o.

Preambule

Soliter-polygrafická společnost, s.r.o., se sídlem Hvězdova 870/39, 140 00 Praha 4, IČ: 26118661, zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, odd.: C vl.: 71726, kontaktní e-mailová adresa: produkce (@) soliter.com (dále je “společnost”), prohlašuje, že veškeré osobní údaje uživatelů a návštěvníků (dále jen “uživatelů a návštěvníků”) webových portálů www.soliter.com a www.seethebrand.com (dále jen “internetových stránek”) nebo obchodních partnerů (dále jen “obchodních partnerů”) jsou považovány za důvěrné a je s nimi nakládáno v souladu s platnou legislativou a platnými právními předpisy. Společnost je zároveň správcem osobních údajů (dále jen “správce”).

Tímto dokumentem poskytujeme našim uživatelům a návštěvníkům i obchodních partnerů informace o zpracovávání jejich osobních údajů a o jejich souvisejících právech a povinnostech. Tento dokument může být dle potřeby kdykoliv revidován a aktualizován.

Prohlášení
  • Prohlašujeme, že veškeré naše interní procesy týkající se zpracování vašich osobních údajů probíhají v naší společnosti v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a jsou zároveň plně v souladu s NAŘÍZENÍM EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) č.2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), jinak známým jako GDPR.
  • Dále prohlašujeme, že při zpracování osobních údajů dodržujeme veškeré zásady zákonnosti zpracování vašich osobních údajů a zaměřujeme se na  jejich korektnost, transparentnost, omezení účelu, minimalizaci údajů, přesnost, omezení uložení, integritu i důvěrnost.
Jak osobní údaje zpracováváme?
  • Společnost zpracovává vaše osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak i automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.
  • Společnost deklaruje, že veškeré interní procesy probíhající při zpracování vašich osobních údajů jsou v souladu se shora uvedenými předpisy.
  • Naše společnost se zavazuje k tomu, že od vás nebude požadovat větší rozsah údajů než je nezbytně nutné pro dosažení každého z níže uvedených účelů, pro které je daný účel získání osobních údajů nutný.
Jaké osobní údaje shromažďujeme a proč?

Společnost shromažďuje především následující údaje:

  • Osobní údaje uživatelů a návštěvníků internetových stránek www.soliter.com nebo www.seethebrand.com. Jedná se o uživatele a návštěvníky, kteří se případně registrovali nebo naši společnost sami kontaktovali na našich stránkách a používají některou/é z nabízených služeb společnosti. V kontaktních formulářích stránek pak vyžadujeme: 
    • jméno a příjmení, 
    • název společnosti,
    • IČ a DIČ,
    • emailovou adresu, 
    • telefonní kontakt
    • informace, popř. specifikace předmětu dotazu.
  • Technické údaje: určité technické údaje o uživatelích a návštěvnících internetových stránek, jako jsou IP adresa, typ prohlížeče, typ operačního systému, přibližná lokace apod., mohou být automaticky získávány a shromažďovány ze strany správce prostřednictvím tzv. cookie souborů. Více o používání Cookie souborů zde.
  • V případě, že na svém zařízení při návštěvě našich stránek udělíte souhlas s ukládáním cookies, zpracováváme o vás záznamy chování z cookies souborů umístěných na webových stránkách naší společnosti, a to pro účely lepšího provozu těchto internetových stránek. Právním základem pro toto zpracování je váš souhlas.
  • Na našich stránkách získáváme tyto údaje i prostřednictvím webových analytik společnosti Google, které slouží pouze pro naši interní potřebu za účelem analýzy a zlepšování našich služeb nebo lepší funkčnost našich stránek.
  • Údaje, které získáváme prostřednictvím webových analytik Google, jsou zpracovávány za účelem našich oprávněných zájmů a není proto požadován váš souhlas s tímto zpracováváním. Právním základem pro toto zpracování je nezbytnost pro účely oprávněných zájmů naší společnosti. Více o ochraně osobních údajů společností Google najdete v jejich zásadách.
  • Osobní údaje obchodních partnerů získaných především prostřednictvím osobních jednání, dřívějších smluvních vztahů, ze vzájemné emailové či telefonické komunikace nebo z veřejně dostupných zdrojů (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, ARES… atp.), jako jsou:
    • název společnosti nebo živnostníka
    • adresu společnosti, popř. její provozovny nebo adresu podnikání
    • jméno a příjmení
    • pozice ve společnosti
    • telefonní a e-mailový kontakt
    • IČ a DIČ
    • bankovní spojení.
  • Některé výše uvedené osobní údaje musíme zpracovávat nejen za účelem vaší identifikace, autorizace a provozování vašeho zákaznického účtu, bez kterého není možné využívat našich služeb, ale i ze zákona s ohledem na plnění zákonných povinností vyplývajícíh z obchodních vztahů nezbytných pro plnění smluvních vztahů podle článku 6, odst. 1 písmena b) GDPR.
  • Zpracování osobních údajů nutných pro provozování zákaznického účtu zpracováváme i po případném ukončení poskytování služeb, a to za účelem možnosti objednávky vašich dalších služeb bez nutnosti vytvářet nový zákaznický účet, neboť je to v zájmu naší společnosti.
  • Zpracování shora uvedených osobních údajů obchodních partnerů je nutné k uzavření a/nebo plnění smlouvy a nevyžaduje tedy váš souhlas. Právním základem pro toto zpracování je nezbytnost pro splnění smlouvy. Tyto osobní údaje nám nemusíte poskytnout. Pokud nám tyto údaje neposkytnete nebo nebudete souhlasit s jejich zpracováním pro uvedené účely, budeme nuceni uzavření smlouvy (objednávky) s vámi odmítnout.
  • Osobní údaje našich obchodních partnerů zpracováváme rovněž z důvodů plnění právních povinností. Z důvodů vyžadovaných zákonem o účetnictví a dalšími právními předpisy zejména z oblasti daní uchováváme dokumenty (v elektronické nebo papírové podobě) obsahující osobní údaje, zejména faktury a dokumenty, z kterých vyplývá právní důvod pro vystavení faktury) obsahující jméno a adresu zákazníků a to po zákonem stanovenou dobu.
Jak používáme osobní údaje pro marketing?
  • Osobní údaje našich obchodních partnerů nebo uživatelů a návštěvníků našich stránek používáme rovněž pro vlastní marketing a pro propagaci našich produktů a služeb. Nikdy neposkytujeme vaše osobní údaje pro marketingové účely třetím osobám bez vašeho výslovného souhlasu. Osobní údaj, kterým je v tomto případě pouze vaše e-mailová adresa, zpracováváme za účelem elektronického zasílání obchodních sdělení týkajících se produktů  nebo služeb naší společnosti, to bez vašeho souhlasu v souladu s právními předpisy, neboť je to v oprávněném zájmu naší společnosti s nabízenými službami. Podmínkou zasílání takovýchto obchodních sdělení je, že máte jasnou a zřetelnou možnost jednoduchým způsobem, zdarma nebo na účet naší společnosti odmítnout souhlas s takovýmto využitím vaší e-mailové adresy (např. prostřednictvím tlačítka, linku nebo zpětného odeslání e-mailu s předmětem “ODHLÁSIT”) i při zasílání každé jednotlivé zprávy, pokud jste již toto využití odhlášení e-mailové adresy dříve neodmítl. 
  • Pokud nám takto sdělíte, že se zasíláním těchto obchodních sdělení nesouhlasíte, přestaneme za tímto účelem vaše osobní údaje ve smyslu čl. 7, odst. 3 GRPD v naší marketingové databázi zpracovávat.
Jak používáme cookie soubory?
  • Při prohlížení našich stránek nebo služeb mohou být ukládány tzv. dočasné soubory „Cookies“. Cookies je malý soubor obsahující řetězec znaků, který je při návštěvě webové stránky odeslán do vašeho počítače nebo mobilního zařízení a tento soubor může obsahovat údaje o návštěvníkovi. Zpracováním cookies souborů může dojít k propojení osobních údajů návštěvníka našich internetových stránek s informacemi obsaženými v cookie souboru. Díky cookie souboru si web na určitý čas uchovává informace o vašich krocích a preferencích (jako jsou přihlašovací jméno, jazyk, filtrování, řazení, vyhledávání…), takže je při příští návštěvě stránky nebo prohlížení jejích jednotlivých stránek nemusíte znovu uvádět. Tyto data obsažená v souboru cookie využíváme výhradně za účelem vylepšování poskytovaných služeb nebo k lepšímu prohlížení našich stránek. Správce respektuje soukromí uživatelů a při zpracování souborů cookies postupuje v souladu s příslušnými právními předpisy. Více o cookie souborech.
Jak mohu blokovat cookie soubory?
  • Pokud chcete zabránit ukládání cookies souborů zabránit můžete si naše stránky otevřít v tzv. anonymním režimu. Anonymní režim podporují všechny moderní internetové prohlížeče a v tomto režimu nejsou shromažďovány soubory cookies. V případě využití anonymního režimu prohlížeče je však možné, že nebude zajištěna plná funkcionalita stránek a jejich používání může způsobovat nestandardní chování.
  • Soubory cookie můžete také smazat podle svého uvážení. Můžete vymazat všechny soubory cookie uložené ve svém počítači a většinu prohlížečů můžete nastavit tak, abyste jim znemožnili jejich ukládání. V takovém případě však pravděpodobně budete muset při každé návštěvě webu manuálně upravovat některá nastavení a některé služby a funkce nebudou fungovat. Více o blokování cookie souborů.
Jak dlouho jsou osobní údaje zpracovávány?
  • Vaše osobní údaje zpracováváme pouze po dobu trvání důvodu zpracování osobních údajů.
  • Osobní údaje, které jsou nutné k vedení vašeho zákaznického účtu, budou za účelem vedení zákaznického účtu zpracovávány po dobu poskytování služeb. Jestliže zákazník (obchodní partner) i po skončení poskytování služeb nezruší svůj zákaznický účet, budeme i nadále zpracovávat jeho osobní údaje, které jsou nutné k tomu, abychom jeho zákaznický účet mohli vést, a to po dobu následujících 10 let.
  • Po ukončení poskytování objednané služby a po zániku všech souvisejících závazků z uzavřené smlouvy (včetně případné záruky) přestaneme vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávat a vymažeme je, pokud tyto osobní údaje nebo některé z nich nejsou zpracovávány pro jiný účel.
  • Pokud zpracováváme osobní údaje z důvodu plnění právních povinností, zpracovávání pro tento účel ukončíme až po uplynutí stanovené lhůty dané příslušným zákonem.
Jaké osobní údaje poskytujeme třetím osobám?
  • Pokud některá z vámi objednaných služeb nebo jejich část poskytovaných naší společností, je z naší strany zajišťována prostřednictvím jiných osob (např. extérní grafik, extérní produkční, extérní subdodavatel, doručovatel zásilek atp.) nebo poskytnutí objednané služby nezbytně vyžaduje předání vašich osobních údajů další osobě (např. společnosti provádějící adresný marketing, spolupracující subdodavatel atp.), poskytneme těmto třetím osobám vaše osobní údaje, a to pouze v rozsahu nezbytně nutném pro poskytnutí objednané služby.
  • K takovému nakládání s vašimi osobními údaji jsme oprávněni i bez vašeho souhlasu, neboť bychom v opačném případě nebyli schopni splnit smlouvu a vámi požadovanou službu vám poskytnout. Vždy však jsme povinni zajistit, aby tyto třetí osoby dodržovaly veškeré povinnosti související s ochranou vašich osobních údajů a vaše osobní údaje bez vašeho souhlasu nevyužívaly za jiným účelem.
Kdo všechno má k osobním údajům přístup?
  • Přístup k vašim osobním údajům v naší společnosti mají pouze osoby, u kterých to nutně vyžaduje dosažení účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány.
  • Naši zaměstnanci, popř. naši smluvní externí pracovníci mající přístup k vašim osobním údajům, jsou patřičně proškoleni o jejich ochraně a jsou povinni dodržovat mlčenlivost a zabránit kdykoliv a jakkoliv jejich úniku nebo zneužití pro jiný účel, než pro jaký jsou jimi vaše osobní údaje zpracovávány.
Jak a kde jsou jsou osobní údaje zabezpečeny a uchovávány?

Ochraně vašich osobních údajů věnujeme velkou pozornost a proto naši zaměstnanci a pověření extérní pracovníci, kteří mají přístup k vašim osobním údajů:

  • všechny vaše osobní údaje chrání pomocí moderních standardů elektronického zabezpečení, plně v souladu s evropskými standardy ochrany osobních údajů, přičemž případné zpracování osobních údajů dalšími třetími stranami je upraveno jejich vlastními podmínkami poskytování služeb:
    • pro zasílání elektronických newsleterů s nabídkami našich služeb je to e-mailová služba MailChimp. Osobní údaje společnosti MailChimp jsou předávány do USA; společnost MailChimp splňuje podmínky EU-U.S. Privacy Shield.
  • databáze vašich osobních údajů dále uchováváme na zabezpečených a šifrovaných cloudových úložištích společnosti Apple Inc. a to vždy prostřednictvím osobních Apple ID a/nebo prostřednictvím zabezpečených serverů společnosti Solitea Česká republika, a.s. poskytující naší společnosti účetní systém iDoklad. Více o ochraně osobních údajů společností Apple Inc. a Solitea Česká republika, a.s. najdete v jejich zásadách.
Jaká jsou vaše práva související s ochranou vašich osobních údajů?
  • V souvislosti s ochranou vašich osobních údajů máte právo od naší společnosti nejpozději do 30 dní získat zdarma nebo za přiměřené náklady:
    • potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou zpracovány,
    • informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování nebo kritériích pro její určení, o existenci práva požadovat od nás opravu nebo výmaz vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od vás, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
    • kopie vašich zpracovávaných osobních údajů, pokud tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob,
    • možnost opravy nepřesných osobních údajů, které o vás budeme zpracovávat,
    • výmaz osobních údajů, které se vás týkají, pokud nebudeme schopni prokázat oprávněné důvody pro další zpracování těchto osobních údajů,
    • omezení zpracování vašich osobních údajů nebo pokud podáte námitku proti jejich zpracování
    • oznámení ze strany naší společnosti v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů; dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí; na základě žádosti vám můžeme poskytnout informaci o těchto příjemcích,
    • přenositelnost údajů, které se vás týkají. Máte právo získat od nás osobní údaje, které se vás týkají, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat naši společnost o předání těchto údajů jinému správci; to však pouze tehdy, pokud se zpracování provádí automatizovaně a naše společnost tyto údaje získá na základě vašeho souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy, a je-li předání technicky proveditelné,
    • právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu naší společnosti nebo proti šíření obchodních sdělení,
    • odmítnout zpracování vašich osobních údajů pro zasílání obchodních sdělení,
    • kdykoli odvolat souhlas se zpracováním vašich osobních údajů, pokud je naše společnost zpracovává na základě vašeho souhlasu; tímto odvoláním souhlasu však nebude dotčena zákonnost zpracování založená na vašem souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
  • Jakožto uživatel a návštěvník našich stránek můžete editovat nebo smazat libovolné údaje a to tak, že napíšete na email na produkce@soliter.com. Proces kompletního smazání informací o vás, jako uživateli, je nevratný a bude proveden pouze na vaši písemnou žádost, přičemž za písemnou žádost se považuje pouze taková žádost, odeslaná prostřednictvím e-mailu na výše uvedenou emailovou adresu správce. Uživatel může být při procesu editace/vymazaní ze strany správce zpětně vyzván k ověření vlastnictví profilu a/nebo účtu dle zadaných údajů.
  • Pokud budete požadovat vymazat konkrétní osobní údaje o vaší osobě, může zaslat opět žádost na produkce@soliter.com. Můžete být však opět vyzváni k prokázání vaší totožnosti pro ověření, že se uvedené osobní údaje vztahují k vaší osobě.
Jaká jsou další ujednání?
  • V případě, že se dozvíme o bezpečnostním riziku spojeným s osobními údaji, bez zbytečného odkladu vás na to upozorníme.
  • V případě vašich pochybností o souladu zpracování vašich osobních údajů s právními předpisy máte možnost podat stížnost k dozorovému úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (viz www.uoou.cz).

Tyto Zásady ochrany osobních údajů nabývají účinnosti od 21. 5. 2018.